3. LINEE GUIDA PER LA DEFINIZIONE DEI FABBISOGNI FORMATIVI

Premessa

Le pagine che stai per leggere contengono una guida per la definizione dei fabbisogni formativi, che può essere utilizzata dalle organizzazioni di volontariato, dai coordinamenti delle stesse e dai Centri di servizio, per progettare al meglio gli interventi futuri.

Il fabbisogno formativo indica l’insieme dei contenuti di specifici interventi di formazione formulati a partire dai bisogni emersi. Per questa ragione, se vogliamo definire efficacemente i fabbisogni formativi delle nostre organizzazioni dobbiamo procedere partendo dall’analisi dei bisogni di formazione. Abbiamo visto, nella prima parte relativa agli annuari, come l’analisi dei fabbisogni sia presente in pochi casi, e le ragioni stanno forse nella difficoltà a svolgere indagini di questo tipo non solo all’interno delle nostre organizzazioni di volontariato, ma in generale in tutte le formazioni sociali. E’ però fondamentale per una formazione di qualità: senza l’analisi dei fabbisogni è difficile progettare una formazione efficace, rispondente ai bisogni reali dei nostri volontari e capace di cogliere istanze innovative. L’analisi dei fabbisogni formativi, come cercheremo di dimostrare nelle pagine seguenti, è possibile nelle nostre organizzazioni e quando viene fatta rappresenta un elemento di forza perché ci permette di riflettere sul nostro operato, di rimotivarci rispetto all’azione volontaria, di farci conoscere qualcosa in più dell’organizzazione e del settore nel quale stiamo lavorando. Serve per una formazione di qualità, è già essa stessa momento di formazione.

Nei paragrafi precedenti abbiamo descritto alcuni elementi teorici, metodologici e di esperienza sull’analisi dei bisogni e sul tema della formazione per il volontariato. Qui vogliamo richiamare soltanto alcune considerazioni principali da tenere presenti per il modello di definizione del fabbisogno formativo che andiamo a presentare.

In sintesi:

1. Nella rilevazione dei bisogni formativi si dovrebbero aver presenti le caratteristiche strutturali e le dinamiche interne ed esterne all’organizzazione; si dovrebbe tener conto dei bisogni espressi dagli individui nei termini di conoscenze, competenze e motivazioni e del sistema di attese reciproche tra organizzazione e persone che la compongono.
   
2. L’analisi dei bisogni di formazione si configura come una vera e propria attività di ricerca.
   
3. L’identificazione dei bisogni e la definizione del fabbisogno formativo è esso stesso momento di formazione per le persone che vi partecipano.

Come vedrete, la guida contiene alcuni strumenti da utilizzare per la conduzione di colloqui (le interviste) o di gruppi di lavoro in aula, cercando di favorire la diretta partecipazione degli interessati alla definizione del fabbisogno formativo per la loro organizzazione o settore di azione. Si tratta di percorsi che partendo dall’analisi delle attività e delle strutture delle organizzazioni prese in esame, passando per le caratteristiche dei volontari e delle relazioni tra essi, ci condurranno ad indagare i bisogni di formazione e a definire assieme il fabbisogno formativo, cioè in definitiva i contenuti da dare alla formazione futura. La peculiarità di questa metodologia sta anche nell’utilizzazione di alcune tecniche di ricerca di aula che, partendo dall’esperienza diretta delle persone, consente di far emergere le potenzialità e i bisogni che in altro modo rimarrebbero celati.

In queste linee giuda abbiamo cercato di fornire un supporto metodologico per la definizione dei fabbisogni formativi utilizzabili direttamente dalle organizzazioni di volontariato o dai coordinamenti delle stesse: si tratta di strumenti impegnativi come del resto è impegnativo il tema da affrontare; a nostro giudizio, però, "il gioco vale la candela". E lo vale così tanto che, qualora incontraste delle difficoltà nell’utilizzo di alcuni strumenti, investite del problema il Centro di Servizi o il Coordinamento di OOVV che sentite più vicini così da portare a termine questa analisi che vi servirà per crescere insieme alla vostra organizzazione.

Articolazione della guida

Gli strumenti approntati in questa guida rispondono a differenti esigenze di analisi, sulla base delle quali abbiamo definito due percorsi possibili:

1. Il percorso 1 per quelle organizzazioni di volontariato che hanno a disposizione un addetto che si occupi del processo formativo, gestendo i gruppi di lavoro, che operi le sintesi e che aiuti l’organizzazione nella utilizzazione degli strumenti proposti per la definizione dei fabbisogni formativi;
2. Il percorso 2 di formazione per un insieme di organizzazioni, siano esse appartenenti ad uno stesso settore e/o territorio.

Gli strumenti presenti in questa guida sono: schede per interviste e griglie contenenti le linee guida per una riflessione e discussione in aula per gruppi di volontari omogenei. (1)

Descrizione degli strumenti (posti in allegato B)

La scheda 1 contiene gli elementi per condurre un’intervista in profondità al Presidente, al Segretario e ad altre figure di responsabilità delle organizzazioni di volontariato. I temi affrontati nell’intervista dovrebbero permettere di fare, in primo luogo, una analisi della struttura organizzativa al fine di costruire un organigramma che fotografi lo stato attuale delle risorse e delle attività svolte. La funzione di questa scheda è di riunire informazioni sulle attività e sulla struttura dell’organizzazione al fine di far emergere eventuali bisogni formativi e linee di sviluppo future e di definire insieme quali contenuti, dal punto di vista della ‘dirigenza’, sarebbe opportuno dare alla formazione futura.

La scheda 2 presenta delle somiglianze con la scheda 1 e serve per fare una intervista ai responsabili di un settore specifico dell’organizzazione e a quelle persone che qui definiremo ‘volontari significativi’ (2). Lo scopo è quello di raccogliere delle informazioni su un settore specifico dell’organizzazione considerata, ma anche di prendere in considerazione, nella definizione del fabbisogno formativo, delle specificità e dei punti di vista che possono provenire da alcuni soggetti significativi appartenenti all’organizzazione.

Le griglie servono per condurre delle riflessioni / discussioni in gruppo. Si ipotizza che possano essere utilizzate in momenti prestabiliti per questo tipo di azione, configurandosi già come fasi di un processo di formazione.

I contenuti delle griglie li riuniamo per percorso.

Nel percorso 1 abbiamo individuato due griglie che contengono le linee guida per la discussione (Griglia 1.1. e Griglia 1.2). Si parte dalla nostra esperienza concreta di volontari per avviare una riflessione sulle attività e sulle difficoltà che si incontrano nel compiere determinate azioni, cercando di individuare le possibili cause (per es. se di natura tecnica, organizzativa, o altro) per identificare i primi elementi per la definizione dei nostri bisogni (Griglia 1.1); attraverso la Griglia 1.2 si invitano i volontari presenti prima a lavorare sulle proprie conoscenze e competenze, poi a distribuire quelle potenziali o mancanti per le aree del fabbisogno formativo, ed infine ad individuare delle priorità nella soddisfazione dei propri bisogni di formazione. Il percorso 1 con griglie ed interviste è posto in allegato B I.

Schema di sintesi degli strumenti del percorso 1

Nel percorso 2 per i responsabili o referenti delle OOVV riunite per settore o appartenenti ad uno stesso territorio, abbiamo predisposte due griglie e delle indicazioni per procedere ad una definizione dei fabbisogni formativi e ad una prima riflessione sulla possibile progettazione di interventi futuri. Si parte da una riflessione su alcuni eventi di natura istituzionale, sociale, naturale le cui conseguenze hanno riguardato direttamente il volontariato attraverso la Griglia 3.1; si procede poi facendo un’analisi delle conoscenze e competenze che abbiamo per fronteggiare vecchie e nuove situazioni e le confrontiamo con i nostri associati (Griglia 3.2); in un secondo incontro confrontiamo quanto emerso dalle organizzazioni di cui siamo responsabili, definiamo assieme i fabbisogni formativi del nostro settore di attività ed indichiamo possibili interventi formativi futuri, che riteniamo prioritari per i nostri volontari. Questa è anche l’occasione per confrontarsi con la progettazione formativa: la speranza è che ciò ci renda più capaci e competenti nel definire le nostre future richieste di formazione. Il percorso 2 con griglie ed interviste è posto in allegato B II

Schema riassuntivo degli strumenti per il II percorso

La guida si completa con delle indicazioni sulla progettazione formativa per passare dalla definizione del fabbisogno formativo alla elaborazione di una azione efficace di formazione.

Gli strumenti per l’analisi dei fabbisogni sono contenuti negli allegati a questa parte.

NOTE

1) Per gruppi omogenei si intendono gruppi costituiti da persone che si occupano dello stesso tipo di attività, o svolgono gli stessi compiti, oppure ricoprono lo stesso ruolo di responsabilità.
2) Il 'volontario significativo' è quella persona che, pur non ricoprendo attualmente cariche formali, è riconosciuta come importante e fondamentale dal punto di vista della conoscenza dell'organizzazione nella quale agisce attivamente.